Aanleiding

Kinderopvangorganisatie Partou organiseert ieder jaar een bedrijfsdag. Deze keer wilde men de communicatie omdraaien: luisteren naar wat medewerkers elkaar en het management te vertellen hebben in plaats van een verhaal van de leiding en anderen aan de medewerkers.

Wat doen

Met DeLimes – een organisatie die Rijnlands Organiseren hoog in het vaandel heeft staan – werd bedacht een World Café in te richten. Meer dan 170 ronde tafels zouden aan medewerkers de mogelijkheid bieden met elkaar in gesprek te gaan over voorgegeven thema’s. De gespreksnotities worden vervolgens in mindmapvorm gestructureerd.

Actie

1200

  • In de RAI werd een voldoende grote zaal gehuurd om het World Café in te richten.
  • In twee groepen hebben we voorafgaand aan de bedrijfsdag een kleine twintig medewerkers van Partou een dag getraind in het ‘opvangen’ van de belangrijkste items bij een cluster van tafels en die te mindmappen.
  • Op de bedrijfsdag hebben de 1200 medewerkers van Partou in kleine groepjes en onderbroken door een lezing, presentaties en theater een viertal thema’s met elkaar besproken. Voor de twintig ‘handmindmappers’ was het zaak zoveel mogelijk de kernwoorden van deze gesprekken op moderatiewanden in mindmapvorm vast te leggen.
  • Aan het einde van iedere gespreksronde ging de microfoon rond en werden de interessantste items vastgelegd in een centrale elektronische mindmap die live op vier grote schermen werd vertoond.
  • Aan het einde van de dag kreeg iedereen het ‘dagresultaat’ in een mindmap op A3-formaat mee naar huis.
  • Na afloop werden de 170 papieren tafelkleden verzameld en in de dagen erna werden alle notities hierop (in veel gevallen aan beide kanten) omgezet naar gestructureerde mindmaps.

Het resultaat is een boek van 64 pagina’s met mindmaps die als basis dienen voor verbeteractiviteiten binnen de organisatie – door en voor de eigen medewerkers!

Wat ging er goed? Wat kan beter? Wat was interessant?
De training mindmapping voorafgaande aan de bedrijfsdag werd door de deelnemers zeer op prijs gesteld. Men zag direct vele mogelijkheden binnen Partou. Op de bedrijfsdag zelf vervulden de ‘handmindmappers’ een cruciale rol, niet alleen door hun bijzonder geslaagde mindmaps, maar ook doordat ze met deze manier van werken de betrokkenheid bij het thema groot hielden.MM De World Café aanpak (gesprekken aan 170 tafels …) vergt extra aandacht voor de geluidstechniek. Daarnaast is het voor de medewerkers van Partou ongebruikelijk een hele dag rond de tafel te zitten … De gehanteerde aanpak maakt letterlijk zichtbaar wat er binnen de organisatie in welke mate speelt. Met de gestructureerde vastlegging in mindmaps is de organisatie in staat direct aan de slag te gaan met de belangrijkste verbeterthema’s.